Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem ze strony internetowej https://ekbiuro.pl.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
Biuro Rachunkowe EK Elżbieta Kluz
Męcina 727
34-654 Męcina
NIP: 8151263428
Kontakt z Administratorem:
e-mail: kontakt@ekbiuro.pl
telefon: +48 601 435 424
2. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać dane osobowe przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub w związku z nawiązaniem i realizacją współpracy księgowej.
W zależności od charakteru kontaktu lub świadczonej usługi mogą to być w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- treść wiadomości,
- dane przedsiębiorcy lub firmy,
- NIP, REGON i inne dane rejestrowe,
- dane zawarte w dokumentach księgowych i podatkowych,
- dane dotyczące przychodów, kosztów i rozliczeń,
- dane pracowników i osób współpracujących z klientem,
- dane niezbędne do rozliczeń z ZUS i organami podatkowymi,
- inne dane przekazane w związku z obsługą księgową, kadrową lub podatkową.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych
Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:
- udzielenia odpowiedzi na zapytanie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- przygotowania oferty i ustalenia zakresu współpracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług księgowych, rachunkowych, podatkowych lub kadrowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, ubezpieczeniowych i innych obowiązków prawnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- prowadzenia i archiwizacji dokumentacji księgowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Formularz kontaktowy
Na stronie dostępny jest formularz kontaktowy umożliwiający przesłanie zapytania do Administratora.
Za jego pośrednictwem mogą być zbierane w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- temat wiadomości.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do przesłania formularza i udzielenia odpowiedzi.
Dane przesłane przez formularz są wykorzystywane w celu obsługi zapytania, przygotowania odpowiedzi oraz ewentualnego rozpoczęcia współpracy.
5. Obsługa księgowa, podatkowa i kadrowa
W przypadku nawiązania współpracy Administrator może przetwarzać dane osobowe przekazane przez klienta w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usług rachunkowych, księgowych, podatkowych i kadrowych.
Mogą to być w szczególności:
- dane przedsiębiorcy,
- dane kontrahentów klienta,
- dane znajdujące się na fakturach, rachunkach i innych dokumentach księgowych,
- dane pracowników, zleceniobiorców i innych osób zatrudnionych lub współpracujących z klientem,
- dane dotyczące wynagrodzeń i rozliczeń,
- dane niezbędne do sporządzania deklaracji podatkowych, dokumentów ZUS i dokumentacji kadrowej,
- inne dane wymagane przepisami prawa lub niezbędne do realizacji zawartej umowy.
W zależności od charakteru danych i konkretnej usługi Administrator może działać jako administrator danych lub podmiot przetwarzający dane w imieniu swojego klienta, zgodnie z zawartą umową i obowiązującymi przepisami.
6. Dane pracowników klientów
W ramach usług kadrowo-płacowych Administrator może otrzymywać od swoich klientów dane dotyczące ich pracowników, zleceniobiorców lub innych osób współpracujących.
Zakres takich danych może obejmować w szczególności:
- dane identyfikacyjne,
- dane kontaktowe,
- dane dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia,
- dane wymagane do rozliczeń z ZUS i organami podatkowymi,
- inne dane wymagane przepisami prawa pracy, podatkowymi lub ubezpieczeniowymi.
Dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług świadczonych na rzecz klienta.
7. Kontakt telefoniczny i poczta elektroniczna
W przypadku kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej Administrator przetwarza adres e-mail użytkownika oraz informacje zawarte w wiadomości.
W przypadku kontaktu telefonicznego Administrator może przetwarzać numer telefonu oraz informacje przekazane podczas rozmowy, jeżeli są one niezbędne do obsługi zapytania lub realizacji współpracy.
8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
- dane związane z zapytaniami – przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji,
- dane związane z przygotowaniem oferty – przez okres prowadzonych rozmów oraz uzasadniony okres po ich zakończeniu,
- dane związane z wykonywaniem umowy – przez czas trwania współpracy oraz przez okres wynikający z obowiązujących przepisów i terminów przedawnienia roszczeń,
- dokumentacja księgowa, podatkowa i kadrowa – przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa.
9. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym lub współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług.
Mogą to być w szczególności:
- dostawca usług hostingowych – Hostido,
- dostawca poczty elektronicznej,
- podmioty zapewniające obsługę techniczną i informatyczną,
- dostawcy oprogramowania księgowego, podatkowego i kadrowego,
- banki i instytucje finansowe, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonego procesu,
- ZUS, urzędy skarbowe i inne organy administracji publicznej – w zakresie wynikającym z przepisów prawa,
- podmioty świadczące usługi prawne lub audytowe,
- inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
10. Powierzenie przetwarzania danych
W przypadku gdy Biuro Rachunkowe przetwarza dane osobowe w imieniu klienta, przetwarzanie odbywa się zgodnie z zawartą umową oraz zasadami określonymi w art. 28 RODO.
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych powierzonych przez klientów.
11. Hosting i logi serwera
Strona internetowa korzysta z usług hostingowych firmy Hostido.
Podczas korzystania ze strony serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne dotyczące połączenia, w szczególności:
- adres IP urządzenia użytkownika,
- datę i godzinę połączenia,
- informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym,
- adres odwiedzanej strony lub zasobu,
- informacje dotyczące błędów i bezpieczeństwa połączenia.
Dane zapisane w logach wykorzystywane są w celach technicznych, administracyjnych, diagnostycznych oraz związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa strony internetowej.
12. Pliki cookies
Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.
W aktualnej konfiguracji strony wykorzystywane są wyłącznie pliki cookies niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu oraz jego podstawowych funkcji.
Pliki cookies mogą być wykorzystywane w szczególności do:
- zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej,
- zapewnienia bezpieczeństwa serwisu,
- obsługi formularza kontaktowego,
- obsługi podstawowych funkcji systemu WordPress,
- zapamiętywania niezbędnych ustawień technicznych.
Strona nie wykorzystuje Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel ani innych narzędzi służących do analityki, profilowania użytkowników lub prowadzenia reklamy behawioralnej.
Pliki cookies technicznie niezbędne mogą być wykorzystywane bez dodatkowej zgody użytkownika.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Zablokowanie cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji strony.
13. Poufność danych
Ze względu na charakter świadczonych usług Administrator przykłada szczególną wagę do poufności danych finansowych, księgowych, podatkowych i kadrowych klientów.
Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty, dla których jest to niezbędne do prawidłowej realizacji usług lub wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
14. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – w przypadkach określonych przepisami RODO – następujące prawa:
- prawo dostępu do danych osobowych,
- prawo do sprostowania danych,
- prawo do usunięcia danych,
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej, kadrowej lub innych dokumentów wymaganych przepisami prawa.
W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@ekbiuro.pl.
15. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.
17. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.
Środki bezpieczeństwa są dostosowane do charakteru przetwarzanych danych, w szczególności danych księgowych, podatkowych i kadrowych.
18. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu działania strony internetowej, zakresu świadczonych usług, stosowanych technologii lub obowiązujących przepisów prawa.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie internetowej https://ekbiuro.pl.